rentingforce und DGSVO / GDPR

Am 25.05. tritt die neue DSGVO in Kraft. Hierbei ergeben sich auch für Sie einige neue Pflichten, die wir mit rentingforce ideal unterstützen wollen. Diese Punkte sind im speziellen für Sie wichtig:

Datenschutzerklärung

Während des Buchungsprozess wird der Kunde darüber informiert, dass rentingforce zur Buchung notwendige (funktionale) Cookies speichert. rentingforce liefert selbstständig keine weiteren Cookies wie Tracking- oder Marketing-Cookies aus. Sollten Sie entsprechende Tracking-Scripts im Buchungsprozess integriert haben, müssen Sie den Hinweis entsprechend in den Einstellungen Ihrer Website-Integration ergänzen und Ihren Kunden in Ihren Datenschutzeinstellungen darauf hinweisen. Das können Sie unter den Einstellungen der Website-Integration eingeben.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, beim Buchungsabschluss eine Datenschutzerklärung einzubinden (unter Vorlagen => Textbausteine). Hierin sollten Sie Ihren Kunden über die Zeiträume der Speicherung etc. informieren. Aus rechtlichen Gründen können wir Ihnen dafür leider keine Vorlage bereitstellen. Es finden sich hierzu jedoch einige Muster und Generatoren im Internet, die Sie auf eigene Verantwortung verwenden können.

In speziellen Fällen muss eventuell die Möglichkeit zum Opt-Out aus bestimmten Marketing- und Analyse-Programmen gewährt werden. Hierzu haben wir ebenfalls technische Vorkehrungen getroffen. Sollte das auf Sie zutreffen, geben wir Ihnen hierzu gerne eine persönliche Hilfestellung.

Export von Kundendaten

Ihre Kunden müssen die Möglichkeit haben, selbstständig oder auf Nachfrage ihnen zugeordnete Daten anzufordern. Über den Kundenbereich können Ihre Kunden selbstständig das Datenpaket herunterladen. Alternativ dazu können Sie als Vermieter das Datenpaket generieren und an Ihren Kunden schicken. Bitte beachten Sie, dass Sie alle benutzerdefinierten Felder, die in Verbindung mit Kundendaten stehen, entsprechend kennzeichnen müssen. Dazu aktivieren Sie bei den entsprechenden benutzerdefinierten Feldern “sichtbar bei: Kundendatenexport gemäß DSGVO”.

Löschen von Daten

Die DSGVO sieht vor, dass Kundendaten nicht länger als benötigt aufbewahrt werden. In rentingforce werden alle Kundendaten ab dem 25.05. mit einem “Ablaufdatum” versehen, ab dem sie gelöscht werden. Bei Vorgängen, die nicht fixiert sind (also abgelaufene Reservierungen, Absagen etc.), haben wir diese Frist auf 1 Jahr festgelegt. Bei Buchungen, Anfragen, Reservierungen, Stornorechnungen etc. beträgt die Frist 7 Jahre.

Nach Ablauf der Frist werden die Kundendaten zusammen mit den hochgeladenen Dateien und der damit verbundenen Kommunikation (Nachrichten an den Kunden etc.) gelöscht. Der Vorgang mit den entsprechenden Preisen bleibt jedoch vorhanden.

Sollten Sie zur Einhaltung der DSGVO Anpassungen an diesem Prozess benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Bitte überprüfen Sie regelmäßig die Löschdaten Ihrer Kunden, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Halbtages-Verfügbarkeiten im Buchungskalender & Design-Anpassungen

Als zusätzliche Übersicht für den Kunden werden in rentingforce neu auch verfügbare bzw. nicht blockierte Halbtage im öffentlichen Verfügbarkeitskalender angezeigt. So sehen Kunden direkt, wann sie mit einer Buchung starten können und an welchem Datum sie spätestens die Rückgabe des Mietobjekts einplanen müssen.

Anzeige der Halbtages-Verfügbarkeiten

Maßgeblich für die Halbtagesverfügbarkeit ist, ob eine Buchung bis 12 Uhr am Mittag endet (zweite Hälfte des Tages frei) oder nach 12 Uhr am Mittag startet (erste Hälfte des Tages frei).

Nebenbei kann neu auch ausgewählt werden, ob eine Legende zu den Verfügbarkeiten angezeigt werden soll oder nicht. Zusätzlich ist die Anpassung der Farben und des Kalenders auf CSS-Basis (via Bootstrap-Framework) nahezu vollumfänglich gegeben.

Neues Prozessmanagement erleichtert das Arbeiten

Das neue Prozessmanagement in rentingforce erlaubt es, die Übergänge zwischen Anfragen, Reservierungen und Buchungen passgenau zu definieren.

Mit dem neuesten Update sind die Arbeitsabläufe in rentingforce deutlich näher an den wirklichen Prozessen und Arbeitsabschritten eines Vermieters angelehnt. So kann beispielsweise einfacher zwischen Buchungsanfragen und abgeschlossenen Buchungen unterschieden werden und Reservierungsanfragen können einfach angenommen oder auch abgelehnt werden.
So finden sich auch neue Mitarbeiter noch schneller in der Software zurecht und einfach Online-Buchungsanfragen beantworten.

In rentingforce sind ab sofort die Übergänge zwischen verschiedenen Vorgangs-Typen mit einem Mausklick auslösen. Dabei haben die Übergange entsprechende Namen und fragen bei der Ausführung auch die benötigten Daten ab oder schicken auf Wunsch entsprechende Informationen und Bestätigungen an den Kunden.

So kann beispielsweise eine Anfrage mit den entsprechenden Buttons direkt zu einer Reservierung umgewandelt werden oder abgesagt werden.

Sie haben Fragen oder Feedback zu den neuen Workflows? Kontaktieren Sie uns!

Neuer Kundenbereich

Der Kundenbereich ist ab jetzt der zentrale Anlaufpunkt für Ihre Kunden, um Buchungen zu tätigen, Buchungsinformationen abzurufen und Zahlungen durchzuführen. Für diesen Kundenbereich können Sie eine eigene Domain erstellen und selbstverständlich auch optische Anpassungen durchführen.
Zudem können Sie ihren bestehenden und manuell angelegten Kunden automatisch eine Einladung senden, damit auch sie ihre Buchungsdaten und Nachrichten sehen können.

Einrichtung des Kundenbereichs

Ihr Kundenbereich wird vollautomatisch eingerichtet. Die Domain dazu können Sie unter Einstellungen anpassen.

Außerdem wird im Kundenbereich das Logo angezeigt, das Sie unter der Einstellung "Logo" konfiguriert haben.

Kundeneinladungen

Um Kunden, die sich nicht selbstständig registriert haben, Zugriff zu geben, können Sie eine Einladung verschicken. In dieser Einladung befindet sich ein Link, um ein Passwort festzulegen, mit dem anschließend auf den Kundenbereich zugegriffen werden kann. Die Einladungs-E-Mail kann unter Vorlagen / E-Mails (Typ "Kundeneinladung") angepasst werden. Die verfügbaren Platzhalter sind dort auch noch einmal aufgeführt.

Einbinden des Kundenbereichs

Über das Website-Integration-Center können Sie den Kundenbereich auch direkt in ihre Website integrieren. Wählen Sie dazu unter Apps / Website-Integration das Widget Kundenbereich öffnen aus. In über rentingforce erstellte Websites ist der Kundenbereich standardmäßig integriert.

Viele Neuerungen im Oktober

Im Oktober gab es in rentingforce viele kleinere Anpassungen. Unter anderem stehen mehr Dokumentenvorlagen zur Verfügung und die Arbeit im Programm wurde durch Abkürzungen, Erklärungen und voreingestellten Konfigurationen deutlich vereinfacht.

Ebenso hat das Apps-Center zahlreiche Verbesserungen erhalten und auch die Online-Buchung sowie die Bedienung auf mobilen Geräten ist optimiert worden.

Neue Online-Buchung mit einfacher Website-Integration

Mit der neuen Anfragemaske wird der Online-Buchungsprozess in rentingforce stark vereinfacht. Alle Anfragen werden dabei neu zentral über eine Buchungsmaske geführt, welche für Kunden und Agenturen stets gleich aussieht. Eine Integration in die eigene Homepage (z.B. Wordpress, Typo3 oder ein anderes CMS) ist kinderleicht über das neue Integrations-Center möglich!

Der Kunde wird in drei einfachen Schritten zur Buchung geführt. Schritt 1 ist die Such- und Ergebnisansicht, die standardmäßig bereits eine Auswahl der Vermietungsobjekte lädt.

Neue Ergebnisansicht mit schnellen Filtern und Bildergalerie

Sie selbst können dabei festlegen, welche Filter zur Verfügung stehen. Die erweiterte Verfügbarkeit und die detaillierten Preisinformationen zu einem Fahrzeug können durch einen Klick in der Objektansicht abgerufen werden:

Neue Verfügbarkeitsanzeige und detaillierte Preisinformationen

Der Kunde wird so an die Hand genommen und kann einfach seine Online-Buchung abschließen. Welche standardmäßigen oder vielleicht auch zusätzlichen Daten im letzten Buchungsschritt zu erfassen sind, können Sie wiederum selbst konfigurieren. Auch zusätzliche Felder sind problemlos möglich.

Verbesserungen in Vorlageneditor für Dokumente

Eine Reihe neuer Funktionen hat Anfang dieser Woche die Dokumentenlösung PDFBricks in rentingforce erhalten. So können ab sofort eine nahezu beliebige Anzahl von PDF-Dateien an selbst erstellte Dokumente angehängt werden, beispielsweise die AGB oder ähnliches. Erweitert wurde auch die Briefpapier-Funktionalität, sodass nun auch mehrseitige Briefpapiere vollständig unterstützt werden. Zusätzlich können nun auch die Seitenränder frei angepasst werden.

Im Editor selbst wurde der Dateienupload für Bilder verbessert und die Möglichkeit hinzugefügt, Texte besser anzuordnen - beispielsweise linksbündig, zentriert oder rechtsbündig. Dokumente können neu auch aktiv bzw. inaktiv gesetzt werden. So können Dokumente während der Erstellungsphase in Ruhe eingepflegt werden und auch globale Vorlagen einfach deaktiviert werden. Deutlich verbessert wurde auch die Kompatibilität mit den verschiedenen Browsern - auch wenn wir hier weitere Verbesserungen bereits geplant haben.

Weitere Neuerungen und Verbesserungen

• Erstellen von Kopf- und Fußzeile mit Angabe der aktuellen Seitenzahl
• Autovervollständigung für fast alle Kombinationen
• Anzeige von Schäden in den Dokumenten
• Viele kleinere Verbesserungen bei der Formatierung
• Deutliche Beschleunigung des Rendering-Vorgangs beim Generieren der Dokumente